Ik kreeg een vraag van een coachingstudent (gedeeld met toestemming, lichtelijk aangepast):
Hey Luke, Ik ben begonnen met de analyse bij mijn nieuwe klant.
Wat mij vrij direct duidelijk werd, is dat ze hun processen niet echt vast hebben liggen.
Nou ben ik natuurlijk grote bedrijven gewend en snap ik ook wel dat er bij MKB bedrijven iets minder behoefte is om processen tot in detail vast te leggen... Maar ik denk ook dat een proces beschrijving de basis moet zijn van je automatisering. Als je proces niet goed is, en je gaat dat automatiseren loop je er tegenaan dat je geen tools kunt vinden die jouw ongebruikelijke proces ondersteunen en heb je dikke kans dat je straks een half geautomatiseerd proces hebt wat niet efficiënt functioneert.
Ik denk dat ik moet beginnen met het proces. Eerst vastleggen wat ze nu doen. Dan het proces eerst 'glad strijken' en verbeteren, de 'olifantenpaadjes' eruit en inefficiënte stappen theoretisch oplossen. En daar dan tooling onder zetten zodat ze het nieuwe proces gemakkelijker kunnen volgen en voor betere handmatige verwerking en automatisering...
Wat is jouw mening en ervaring voor MKB bedrijven?
Goede vraag!
Ik denk dat voordat je processen kunt vastleggen, je eerst moet weten:
- Wat doet de business voor wie en waarom? Waarom bestaan ze?
- Wat voor soort bewerkingen worden uitgevoerd?
- Welke tools zijn er al? Waarom is die tool daar?
- En dan de belangrijkste: wat is het probleem?
Het probleem, vraag je?
Ja, want het probleem begint bij de vraag: hoeveel verkopen/produceren jullie nu? En waarom is dat niet meer? Waar loopt het vast?
Daaruit komen antwoorden. En die antwoorden geven aan waar een beter proces nodig is, wat je vervolgens gaat helpen met de vraag: wat is het proces precies nu.
Dus, je richting is goed, maar het proces is vaak niet het startpunt, maar de probleemstelling.
—Luke